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Workflow éditorial : comment le mettre en place avec Pilot ?

Le workflow éditorial consiste à définir précisément quel est le rôle de chaque membre de l'équipe par rapport à la production contenus. Ce workflow peut accompagner le contenu sur toute sa durée de vie.

Les avantages principaux du workflow éditorial sont :

  • avoir un process “officiel” lié à la production de contenus : les nouveaux arrivants dans une équipe sont plus rapidement opérationnels.

  • éviter la perte de temps : on sait tout de suite quelle est l'étape suivante et qui en est responsable.

  • avoir une vision d’ensemble de l'état des contenus produits et à produire : pas de mauvaises surprises en terme de timing

  • gérer le budget alloué au contenu : anticiper les interventions de prestataires par exemple

Maintenant que ces éléments sont clarifiés, voyons comment mettre en place ce workflow dans Pilot

Définir les statuts du workflow éditorial

Vous l’aurez compris, avant de personnaliser votre Desk (espace de travail), il faudra s’assurer que les rôles tenus par les différents membres de l'équipe sont clairs.

Vous allez également choisir les différentes étapes par lesquelles un contenu devra passer. Par exemple :

  • idée : une idée de contenu à créer

  • brouillon : l’idée a été validée, la production du contenu a démarré

  • à valider : la production du contenu est terminée, un responsable doit le réviser et/ou le valider

  • à publier : contenu prêt à être diffusé

  • en ligne : le contenu est sur son canal de destination (blog, newsletter, réseau social ….)

A cette étape, vous et votre équipe savez quel est le rôle de chacun par rapport à votre stratégie de contenus, ainsi que les étapes qui composent le workflow de contenu.

Pour personnaliser ces étapes du workflow éditorial dans Pilot, rendez-vous dans la partie Paramètres, puis sélectionnez “Statuts de workflow".

Ici, vous pouvez modifier les différents statuts :

  • changer l’ordre avec les flèches de gauche

  • modifier le nom du statut, ainsi que la couleur correspondante

  • supprimer un statut

Vous avez aussi la possibilité d’ajouter un nouveau statut

Le changement de statut d’un contenu peut se faire via la liste de vos contenus, ou dans la section “informations” au sein d’un contenu.

Associer des tâches à certains moments du workflow

Le passage d’un statut à un autre peut être assimilé à l’accomplissement de certaines tâches.

Dans la situation où certaines tâches sont redondantes, la possibilité de créer des “groupes de tâches” vous fera gagner du temps.

Prenons un exemple. Chaque mois vous publiez une interview sur votre blog. La liste des tâches associées à ce contenu est toujours la même : choisir la personne à questionner, écrire une présentation de cette personne, lister des questions etc…

Avec Pilot, vous pouvez créer des listes de tâches type, et importer directement cette liste de tâches lorsque vous créez un contenu ou un projet.

Voici comment faire :

Une nouvelle fois, c’est dans la partie Paramètres que vous devrez vous rendre. Sélectionnez “Groupe de tâches". Vous pourrez créer un nouveau groupe de tâches, modifier un groupe existant.

Le bouton “Modifier” permet d’ajouter une nouvelle tâche à cette liste.

Chaque nouvelle tâche peut être affectée à un.e responsable. Vous pourrez choisir si la tâche peut être supprimée, si elle verrouille le contenu, ou si elle déclenche le statut “à publier”.

Valider un changement de statut dans le worlflow éditorial

Vous pouvez notifier les membres de votre équipe pour les inviter réaliser une action (relecture, révision, validation…).

L’espace commentaire est dédié à ces interactions.

La personne mentionnée recevra une notification l’invitant à valider le contenu (ici une publication Instagram). Elle pourra changer le statut de la publication

S’organiser avec les calendriers

Les calendriers intégrés à Pilot ont l’avantage de donner une vision globale de votre workflow éditorial.

En un coup d’oeil, vous pouvez visualiser les différentes dates de publication de vos contenus ainsi que leurs statuts associés.

Avec les fonctions de recherche et de filtres, vous pouvez retrouver n’importe quel élément de votre workflow : contenus, projets, canaux, responsables etc…

Pour afficher les tâches dans le calendrier, cliquez sur Affichage, et sélectionnez “Calendrier suivi des tâches”

Il est aussi possible d’afficher les projets prévus, en activant la vue “Afficher les projets".

Vous avez maintenant tous les éléments pour vous permettre d’optimiser votre stratégie de contenus avec votre équipe !

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